O sistema de portaria remota (ou virtual) é uma alternativa cada vez mais utilizada em condomínios que buscam reduzir custos operacionais, principalmente com folha de pagamento de funcionários, sem comprometer a segurança. Em evento na sede do Secovi-SP, dia 16/7, especialistas explicaram como funciona esse sistema e esclareceram quais são os principais cuidados e benefícios da portaria remota.
Mais de 200 pessoas, entre síndicos e funcionários de administradoras, estiveram no evento, que contou com a participação de Walter Uvo, diretor de Operações da Minha Portaria do Grupo Focusmind; Emerson Silvério, gerente da Intelbras; Odirley Felicio da Rocha, diretor Comercial da Kiper; e Leandro Magelli, gerente Técnico Haganá; como debatedores, e a mediação de Sérgio Meira de Castro Neto, diretor de Condomínios da vice-presidência de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP.
Logo no início dos debates, Meira questionou se realmente a portaria remota é segura para os condomínios. Para Emerson Silvério, gerente da Intelbrás, a portaria remota tem tudo para ser mais segura, se for feita de maneira adequada com o dimensionamento correto dos equipamentos e prestação de serviços condizente com as necessidades do condomínio. “Cada morador vai se sentir responsável por quem vai colocar para dentro do condomínio”, disse Odirley da Rocha, diretor comercial da Kiper.
Outra dúvida levantada por Meira foi com relação ao contrato. “Há basicamente três tipos de contrato. Quando é compra direta dos equipamentos, o condomínio deve se focar no impacto disso nas suas contas e também no tempo de retorno do investimento. Quando se tratar de locação ou comodato, a principal pergunta deve ser como ficarão os equipamentos no final do período do contrato”, destacou Leandro Mageli, gerente técnico da empresa de segurança Haganá.
Cuidados – “A realização da assembleia com pauta específica para deliberar o assunto com os condôminos é fundamental”, indicou o diretor do Secovi-SP. Para Walter Uvo, diretor de operações da Minha Portaria, do grupo Focusmind, a apresentação da ata da assembleia em que foi aprovada a contratação do serviço é condição essencial.
“Dividir com toda a comunidade essa decisão e essa responsabilidade é fundamental”, reiterou Walter Uvo, aconselhando que o síndico visite a sede da empresa a ser contratada e alguns clientes já atendidos por ela.
Outro cuidado importante é com relação à internet. Segundo os especialistas, a empresa contratada deve ser a responsável pelo link de internet – a “alma” do serviço de portaria remota. “Quando a internet cair às 2 horas da madrugada, não adianta a empresa ligar para o síndico. Não é ele quem deve cuidar desse problema. Essa responsabilidade deve ser da empresa, contratualmente”, opina Uvo.
Emerson Silvério, da Intelbrás, disse que cada empresa presta serviços de uma forma diferente e é importante que o síndico saiba explorar esse ‘cardápio de opções’ do mercado e ver o que é melhor para o seu condomínio.
Segundo ele, há tecnologia disponível para liberar a entrada de pessoas no condomínio de diversas formas: senha, tag, biometria, QR Code e até reconhecimento facial. “É importante que o síndico olhe para o seu condomínio e entenda o que mais se adapta às necessidades do local”, ressaltou Silvério.
Emergências – “Problemas que bloqueiem o acesso ao condomínio, como portões, interfones, câmeras da área externa, têm previsão contratual de até quatro horas de resposta”, explica Walter Uvo.
Além de destacar uma equipe para o condomínio no momento do chamado, a comunicação com a comunidade em questão também é importante, diz Uvo. “Mandar um mensagem pelo celular, um whatsapp para os moradores avisando, ajuda a minimizar o desconforto da situação.”
A migração da portaria presencial para a remota requer uma mudança de cultura e de hábitos. “O condomínio ganha em economia, mas o morador perde um pouco de conforto, pois sabe que não é mais em qualquer horário que haverá um funcionário para receber e encaminhar o que chega no condomínio”, ponderou Sergio Meira.
Para o vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP, Hubert Gebara, o assunto ainda deve gerar muitas dúvidas. “A portaria remota é uma tendência irreversível”, afirmou. Além dos aspectos tecnológicos, ele chamou a atenção para a questão da segurança. “É importante a disciplina dos moradores e usuários, pois o volume de pessoas entrando e saindo ao mesmo tempo pode comprometer diretamente a segurança.”
Os especialistas ainda esclareceram sobre os procedimentos de cada empresa no caso de falta de energia no condomínio, entrega de encomendas e comparecimento de oficial de justiça, entre outras questões levantadas pela plateia durante o evento, que foi coordenado por Paulo Romani, integrante da vice-presidência de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP.
Autor: Assessoria de Comunicação – Secovi-SP